UFCD 776

Sistema de Informação de Empresa

Formador: Paulo Lopes

Objetivos

Enunciar os princípios de organização e as tarefas administrativas da empresa.

Reconhecer o circuito de informação da empresa.

Reflexão

Um sistema de informação de empresa é um sistema responsável por guardar e transmitir informações e dados que sejam vantajosos ao desenvolvimento de produtos ou serviços de uma empresa ou organização. Implementar um sistema de informação numa empresa tem diversas vantagens, nomeadamente:

- Redução de custos operacionais e administrativos e ganho de produtividade;

- Maior integridade e confiabilidade da informação;

- Maior estabilidade;

- Maior segurança de acesso à informação;

- Otimização do fluxo de informação permitindo maior agilidade e organização;

- Informações de maior qualidade, essenciais para uma boa tomada de decisão.

Vimos também que o sistema de informação tem por objetivo orientar a tomada de decisão em três níveis, que são:

Estratégico - informação bastante elaborada que suporta decisões de longo prazo, orientada, por exemplo para o CEO ou o conselho de administração;

Gerencial (tático) - responsável pela afetação de recursos e pelo estabelecimento do controlo e da gestão de médio prazo, por exemplo um supervisor;

Operacional - nível de controlo e execução de tarefas específicas de curto prazo em que assenta a atividade da organização.

Uma organização é a combinação de esforços individuais, somados a recursos materiais, tecnológicos, administrativos e financeiros, com a finalidade de realizar propósitos coletivos. Os princípios organizacionais estão orientados para objetivos, devem ser especializados, organizados de forma hierárquica, com sentido de responsabilidade, com métodos de comunicação e coordenação e devem dar continuidade ao processo. Todos estes conceitos fazem sentido porque estão direcionados para as pessoas, para os recursos e para os objetivos. Dentro de uma empresa devemos procurar perceber o fluxo da informação, saber concretamente a função que desempenhamos e colaborar com a equipa de acordo com o método aplicado.

Foram introduzidos também dois tipos de software de apoio à gestão nas empresas: MRP (Material Resource Planning – Planeamento das necessidades de materiais) e o ERP (Enterprise Resource Planning – Planeamento de recurso corporativo). O primeiro é um software de controle de inventário e produção que assiste a otimização da gestão de forma a minimizar os custos; o segundo foi desenvolvido para interligar diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automação e o armazenamento de todas as informações do negócio, que passam a ser fornecidas de maneira instantânea e precisa, assegurando as tomadas de decisão.

Apesar de estes dois softwares apresentarem algumas semelhanças, estes não devem ser confundidos, pois o MRP especializa-se na componente produtiva e o ERP contém a componente financeira. No entanto, dependendo da estrutura da empresa, serão sempre uma mais valia.

Posso concluir que os sistemas de informação são fundamentais para a resolução de problemas organizacionais internos e preparam a empresa para enfrentar a crescente competitividade do mercado. A implementação de um sistema de informação numa empresa é a resposta face às pressões exteriores e também interiores, que a obrigam a controlar os seus recursos, os seus custos e a informação que circula de dentro para fora da empresa.

Na minha opinião, estes foram os conceitos mais relevantes orientados no âmbito desta UFCD, contudo também considero importante terem sido abordadas questões de legislação e segurança dentro de uma empresa, como o RGPD; a estrutura do correio clássico e do correio eletrónico e toda a sua relevância. Acrescento que a organização do email pessoal e profissional é essencial, pois no mundo de trabalho exigente, há uma crescente necessidade de ser-se ágil no tratamento da informação.